L’incorporazione è un istituto giuridico con il quale si crea un vincolo tra una Facoltà ecclesiastica canonicamente eretta o approvata dalla Santa Sede ed un Istituto di Studi Superiori, che abbracci il secondo (la Licenza - lat. Licentia) e/o il terzo Ciclo (Dottorato - lat. Doctoratus), allo scopo di conseguire mediante la Facoltà ecclesiastica canonicamente eretta o approvata dalla Santa Sede i corrispondenti gradi accademici. I due Cicli debbono essere ordinati secondo le prescrizioni della Costituzione apostolica Veritatis gaudium.
Il grado rilasciato è lo stesso che viene conferito nella Facoltà incorporante al compimento del secondo e terzo Ciclo. La denominazione canonica della Licenza (lat. Licentia) o del Dottorato (lat. Doctoratus) può essere accompagnata da un’altra dicitura secondo la prassi universitaria civile del luogo purché, a) corrispondano realmente alla Licenza e al Dottorato canonici, anzitutto rispetto all’ampiezza dei relativi studi; b) non sussista alcun equivoco con i gradi omonimi civili del luogo (cfr VG, art. 46-47). L’eventuale denominazione locale ha bisogno dell’approvazione del Dicastero per la Cultura e l’Educazione (Istruzione sull'incorporazione di Istituti di studi superiori, 8 dicembre 2020, art. 15).
La documentazione di Licenza (2° Ciclo) e Dottorato di (3° Ciclo) accompagnata dal Diploma Supplement, è conferita dalla Facoltà alla quale Istituto è collegato, con appositi timbri e le firme delle Autorità della Facoltà e di cui il nome deve apparire sul documento del conferimento (Istruzione sull'incorporazione di Istituti di studi superiori, 8 dicembre 2020, artt. 13-14). Mentre all’Istituto incorporato spetterà rilasciare ulteriori documenti (per esempio il Transcript of records, dove si attestano gli esami sostenuti) (Istruzione sull'incorporazione di Istituti di studi superiori, 8 dicembre 2020, artt. 16).
L’incorporazione è concessa tramite il Decreto dal Dicastero per la Cultura e l’Educazione all’Istituto che ha dimostrato nel tempo le capacità richieste e avuto l’approvazione dell’Ordinario del luogo e della Conferenza Episcopale. Il Dicastero approva anche gli Statuti dell’Istituto redatti in modo analogo a quelli della Facoltà a cui è incorporato e l’ordinamento degli studi, distinto nei singoli anni, con il numero totale degli ECTS o crediti formativi comparabili per ciascuna disciplina (cfr VG, art. 41-42; Ord., art. 30). Il Decreto concede espressamente all’Istituto incorporato la personalità giuridica canonica pubblica, se fino a quel momento non la possedeva già, e di norma essa viene concessa per la prima volta ad quinquennium experimenti gratia. Successivamente il rinnovo, se ci sono tutti requisiti, si fa ogni cinque anni. Se le condizioni accademiche dell’Istituto, con particolare riferimento al numero degli studenti e dei docenti, nonché alla qualità scientifica, non soddisfano i requisiti necessari, l’incorporazione può essere sospesa o revocata dal Dicastero per la Cultura e l’Educazione (Istruzione sull'incorporazione di Istituti di studi superiori, 8 dicembre 2020, art. 21). Prima che si conceda l’incorporazione tramite decreto, è richiesto per i docenti dell’Istituto da incorporare il nihil obstat ad docendum dal Dicastero per la Cultura e l’Educazione (Istruzione sull'incorporazione di Istituti di studi superiori, 8 dicembre 2020, art. 22, § 1).
La richiesta di incorporazione o del suo rinnovo è presentata dal Gran Cancelliere della Facoltà incorporante, dopo che il Consiglio accademico ha esaminato ed approvato lo stato degli studi dell’Istituto da incorporare (Istruzione sull'incorporazione di Istituti di studi superiori, 8 dicembre 2020, art. 12). L’esame diligente dello stato degli studi comprende: a) il programma integrale degli studi distinti per anno, con l’indicazione delle ore richieste per ciascuna disciplina; b) il curriculum vitae, studiorum et operum di tutti i Docenti; c) il numero degli Studenti distinti per i singoli anni; d) sussidi scientifici, informatici e tecnici audiovisivi adatti e, in primo luogo, una biblioteca rispondente alle necessità accademiche del secondo e terzo Ciclo.
L’Istituto incorporato tra le Autorità possiede anche il moderatore dell’Istituto collegato che è, di norma, il Vescovo o l'Eparca del luogo dove ha sede l'Istituto. Se esso si trova all'interno di un'Università ecclesiastica, il ruolo del Moderatore è svolto dal Rettore Magnifico. I compiti del Moderatore vengono definiti negli Statuti.